【WEB面接対策】Microsoft TeamsでのWEB面接を解説!~事前準備から面接当日の動き、トラブルの対処法まで~

CONTENTS

Microsoft Teamsとは?

Teamsの特徴:参加者のアカウント不要

TeamsでWEB面接をする場合の事前準備

PCから参加する場合は事前準備は特になし

スマホやタブレットで参加する場合はTeamsアプリのダウンロード

【PC編】TeamsでのWEB面接当日の参加方法

【スマホ・タブレット編】TeamsでのWEB面接当日の参加方法

Teamsを使ったWeb面接中のよくあるトラブルとその対処法

①画面のフリーズ・音声が途切れたり、映像とずれたりする等の通信障害

②面接官の声が聞き取りにくい

③面接中に周りの音が入ってしまう

正常に面接が続けられないときの対処法

まとめ

  • 「WEB面接でMicrosoft Teamsを使うと言われたけど、使った事がない…」
  • 「万が一トラブルが起きてしまったらどうしよう…」

WEB面接などオンラインでの就活が活発化する現在、それに伴う特有の不安を抱えている方も多いかもしれません。


今回の記事ではWEB面接で用いられるツールの中でも特に、Microsoft Teamsの利用方法と、面接当日の動きについて紹介していきます。


  • ・Microsoft Teamsはどんな特徴があるの?
  • ・何か準備しておく必要はある?
  • ・面接当日はどのように動かせば良い?
  • ・万が一トラブルが起こった時、どうすれば良い?

という疑問にお答えしていきます。ぜひ最後までご覧ください!


WEB面接全般の準備や注意点については、以下の記事にまとめています。こちらもあわせて参考にしてみてください。


【完全版】就活で知っておきたいWEB面接の対策ポイント


Microsoft Teamsとは?



Microsoft Teams (以下 Teams) とは、Microsoft社が2017年から提供しているビジネスチャットツールです。チャット機能や通話機能の他にビデオ会議(Web会議)を行う機能も提供されており、WEB面接ではこのビデオ会議機能が用いられています。


外出自粛の影響により多くの企業でテレワークが推奨・実施されるようになった現在、オンライン化の需要と他のMicrosoftサービスとの連携のしやすさからTeamsの利用数が伸びつつあります。Teamsならではの特徴もあるため、一度は使い方を押さえておきましょう。


Teamsの特徴:参加者のアカウント不要

多くの企業で実施されるWEB面接に、その利便性からTeamsが採用される事が増えてきています。他のWEB会議ツールとは異なる、Teamsならではの利点・特徴とは何なのでしょうか。


なんとTeamsの利用には、参加者がアカウントを用意する必要がありません。WEB会議を開く「ホスト」から送られるURLにアクセスするだけで、誰でも簡単に会議へ参加する事ができるのです。


これにより、

  • ・自分のアカウントのプロフィール画像を変えておくのを忘れた…
  • ・WEB面接までにアカウント用意しておくの忘れた…

といったトラブルにそもそも直面しなくなります。Skype や Google Meet のようなサービスごとにアカウントを用意するのも意外と手間がかかりますし、小さな特徴ですが大きなメリットと言えるでしょう。


TeamsでWEB面接をする場合の事前準備



では実際にTeamsを利用してWEB面接を行うにあたって、事前に準備しておくべきことをチェックしておきましょう。


PCから参加する場合は事前準備は特になし

デスクトップやノートPCを用いてWEB面接に参加する場合、これといった事前準備は必要ありません。カメラ機能がついているか、スピーカーやマイクは正常に作動するか、など一般的な確認に注力しましょう。


スマホやタブレットで参加する場合はTeamsアプリのダウンロード

WEB面接にスマホやタブレットを用いて参加する場合は、Teamsのアプリを事前にダウンロードしておく必要があります。以下のURLからアプリをダウンロードする事ができるため、利用する予定のある方は早めにダウンロードしておきましょう。


ダウンロードはこちら

iPhone版

Android版


【PC編】TeamsでのWEB面接当日の参加方法

ここからはTeamsでのWEB面接に参加する方法について、手順を追って具体的に紹介していきます。まずはPCで参加する場合の方法について確認していきましょう。


①企業から送られてくるTeamsのURLにアクセス

まずは企業から送られてきたメールや案内に添付されているURLにアクセスしましょう。


②「このブラウザーで続ける」をクリック



上記のような画面が表示されたら「このブラウザーで続ける」をクリックし、先へと進みます。ここではブラウザ上で進めていく方法を紹介していますが、すでにPC版のアプリをダウンロードされている方はアプリで開いても良いでしょう。


③名前を入力する



「名前を入力」と書いてある箇所に自分の名前を入力します。もし面接の際、名前の前後に番号などの入力を指定されていた場合は、この段階で名前と一緒に入力してください。


④マイクとカメラの使用をTeamsに許可



WindowsのPCでも、macのPCでも、上画像のような許可を求める画面が表示されます。ここで「ブロック」を押してしまうと、もう一度許可するのにPCの設定画面を一から開き直さなければならない場合があり、手間となってしまいます。必ず「許可」をクリックしましょう。


⑤入室を許可されるまで待機→許可されたら面接開始


ここまで行えば、あとは相手方の準備が整い次第WEB面接が開始します。入室を許可されるまで待機し、許可されたら面接を開始してください。


上画像は面接中に下部に表示されるツールバーです。左側から2番目にカメラとマイクのアイコンが表示されています。


どちらも斜線が入っていたらカメラOFF・ミュートとなっています。必要に応じてクリックし臨機応変に対応しましょう。


【スマホ・タブレット編】TeamsでのWEB面接当日の参加方法

続いてスマホやタブレットを用いてTeamsでのWEB面接を行う方法について紹介していきます。Androidでのスクリーン画面を用いての解説です。iPhoneやiPadでは多少の違いがあるかもしれませんのでご注意ください。


①企業から送られてくるTeamsのURLにアクセス

スマホ・タブレット用のアプリをダウンロードしたのち、PCでの参加の場合と同様に企業から送られてくるURLにアクセスしましょう。アプリでの立ち上げを確認します。


②「会議に参加」をタップ



アカウントを持っている場合はサインインしますが、持っていない場合はこのまま「会議に参加」をタップします。


③名前を入力



名前の入力欄に自身の名前を入力しましょう。何か番号などを名前と一緒に入力する必要がある場合は、ここで入力しておく事が大切です。


④音声を使えるようにするために許可



上画像のようなポップアップに対し許可を行います。ここで許可をしないと音声が使えるようにならないため注意が必要です。


⑤入室を許可されるまで待機→許可されると面接開始



あとは待つだけです。相手方が入室を許可した時点で通信が始まり、WEB面接の開始となります。なお、画面下部に表示されるツールバーはPC版でのツールバーと同じものですので、そちらもご確認ください。


Teamsを使ったWeb面接中のよくあるトラブルとその対処法



WEB会議につきものなのが、通信障害や環境のトラブル…


どのWEB会議アプリケーションにも同様に見られるものですが、Teamsを用いた場合でもやはり同じように多少のトラブルが見られるようです。


ここではそういったトラブルと、その対処法について紹介いたします。


①画面のフリーズ・音声が途切れたり、映像とずれたりする等の通信障害

WEB会議を行っていると、突如画面がフリーズしたり音声が途切れたり、映像だけとまりながら音声だけ流れたり、などの通信障害が頻繁に見られます。多くの場合は自分かもしくは相手の用いているインターネット回線が弱いために起こってしまう障害です。


このような時はデバイスをWi-Fiルーターに近づけたり他に開いているアプリを終了することで機器の負担を軽減してあげると良いでしょう。


②面接官の声が聞き取りにくい

また、雑音が混ざったりマイク・スピーカーの性能が悪かったりすると、相手方の声が聞こえなくなってしまうこともしばしば見られます。特に誰かが話している際に別の人が話を始めると、片方の人の音声は完全に途切れてしまいます


このような場合は素直に「聞き取りづらかったため、もう一度お伺いしてもよろしいですか?」と聞き直すのがベストです。


③面接中に周りの音が入ってしまう

面接中に周囲の環境音が拾われてしまうことも、WEB面接あるあると言えるかもしれません。インターホンの音や家族の話し声、掃除機の音などが入ってしまうことは仕方ないとはいえあまり好印象ではありません。


面接がある時間を家族に話して協力を仰いだり、宅配便の時間指定をずらしたりすることでなるべく生活音を排除すると良いでしょう。どうしても雑音が入ってしまう環境であればノイズキャンセリング機能のついたヘッドセットを検討してみましょう。


正常に面接が続けられないときの対処法

PC自体がフリーズしてしまったり、ネット回線が完全に途絶えてしまうような、どうしても正常な面接が続けられない状況になった場合は、焦らずにまずすべきことを考えます。


大抵の場合は企業側からのメールに緊急連絡先が記載されているため、まずはそこに連絡してみるのが良いでしょう。面接を行う側もあらゆるトラブルを予想しているため、連絡さえ取れれば酷く失点に繋がることはないと思われます。


このような状況を予期し、WEB面接中はスマートフォンを手元においておくことをおすすめします。ですがこの際も注意が必要です。スマホのあらゆる通知がOFFになっているか、マナーモードに設定してあるか、など最終チェックは怠らないよう気をつけましょう。


まとめ



今回の記事では、WEB面接対策の一環としてMicrosoft Teamsの利用方法について紹介いたしました。Teamsは、


  • ・アカウントを前もって用意しておく必要がない。
  • ・PCでもスマホ・タブレットでも、直感的に操作し利用する事ができる。

といった特徴が見られます。


このような時期だからこそWEBを介したオンラインの面接・会議が増え、それに伴いTeamsを利用する機会も増加しています。WEB面接には特有のとっつきにくさを感じる方も多いかと思いますが、少しずつ使い慣れていく事で順応させる事が大切です。


特にWEB面接は一次面接や二次面接で用いられる事が多いため、採用担当者へのアピールをオンラインで行う事が重要になってきます。今一度、一次面接や二次面接で求められるコツやノウハウについて以下の記事で確認しておくと良いかもしれませんね。


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編集者

JobSpring Online編集部

後悔のない就活を応援するメディア「JobSpring Online」のメディア編集チーム。

構成メンバー: コンサルタント、人材業界マーケター、学生ライター、etc.

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