内定辞退の連絡方法は？メールや電話での断り方を例文付きで紹介

就職活動が一段落し、自分が志望していた複数の企業から内定をいただけた方が次に頭を悩ませるのは内定辞退をする時ではないでしょうか？最初から一つの企業に絞って受験をするのはリスクが高いため、ほとんどの人は複数の企業の選考を受けていますし、途中で決まれば選考辞退という方法が取れますがそう上手くは行かないことがほとんどでしょう。

今回はテンプレとして使える例文を交えて、内定を辞退する実践的なやり方を概要編に引き続きわかりやすく解説します！

内定辞退に関する不安を一気に解消｜基本マナーから伝え方まで解説

内定辞退の連絡方法は電話？メール？

基本的に内定辞退を行う場合、相手は選考プロセスを設けて自分をみてくれているわけですから、誠意が伝わるように直接伝えることが理想的です。しかしながら、採用活動を行っている中でそれぞれに会っていくことは企業としてもコストがかかります。そのため、人事採用担当の電話番号がわかる場合は、直接内定辞退の旨を伝えその後の指示を仰ぎましょう。

メールの場合は文面として記録が残り、相手が自由なタイミングで読めるためどちらにとっても好都合のように感じます。しかし、基本的に電話で直接連絡を伝える方が無難です。

電話・メールで内定辞退するとき押さえておきたい4つのポイント

「内定辞退」といえば大層なものに聞こえますが、「挨拶・連絡」と考えると気が楽になります。意識することはたったの4つです。

①丁寧に、誠実に伝える

内定を承諾している、あるいは承諾の期間を伸ばしてもらっているわけですからしっかりと丁寧な言葉で簡潔に理由を述べ、辞退をしましょう。

②内定のお礼と内定辞退することをはっきりと述べる

枠に限りがある内定をもらっているため、自分のことを正当に評価してもらったお礼を忘れず、後を濁さぬよう内定を辞退するということをはっきりと先方に伝えましょう。

③内定辞退と電話やメールでの連絡になったことへの謝罪

本来であれば内定辞退は最終面接での対面形式同様、直接人事担当者の方とお話をして決めるべきものです。しかし、本来であれば電話やメールを使っての連絡となることは失礼にあたるということを意識して謝罪しましょう。これは、内定承諾後の辞退であっても同様です。

④採用活動への感謝

企業としては前述したとおり、人員コストをかけて採用プロセスを設定し、あなたを評価してくれているのでその点については感謝を伝えましょう。

実際に電話で内定辞退するときのテンプレート

以下に実際の電話での流れを例にまとめましたので、先述したポイントを参照しながら順に確認してみてください。

内定者「お世話になっております。私、先日御社から内定のご連絡をいただきました、〇〇と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。」

企業受付「少々お待ちください。」

採用担当「お電話かわりました。採用担当の〇〇でございます。」

内定者「お世話になっております。○○大学の○○です。この度は内定のご連絡をいただきまして、ありがとうございます。検討の結果、この度御社よりいただきました内定を辞退させていただきたく存じます。」

採用担当「ご連絡ありがとうございます。そうですか、誠に残念ですが承知いたしました。」

内定者「自身の将来について考えた際、別の企業様とのご縁を感じ、他社への入社を決意いたしました。本来であれば直接お伺いしてお話をするべきところですが、取り急ぎこのような形で連絡させていただきました。ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。」

採用担当「いえいえ、ご丁寧にありがとうございます。○○さんのご活躍をお祈りしております。」

内定者「ありがとうございます。失礼いたします。」

上記のように丁寧にかつ、簡潔に内定辞退を伝えることが大切です。企業の方を電話でお話しする際の細かいマナーについては下記の関連記事を参照して確認してみてください！

これだけ押さえれば大丈夫！就活中の電話折り返しのマナー・例文紹介

また実際の会話になると、親密度によって採用担当も今後のあなたの進路について聞くことがあります。これは追及しているというより、雰囲気を明るくするために気遣われていると捉えたほうが良いでしょう。自分にとって差し支えない質問であれば臨機応変に答えていきましょう。

内定辞退メールの例文を紹介！丁寧な文面で伝えるのが大切

以下に実際のメールでの内定辞退の流れを例にまとめましたので、順に確認してみてください。

件名：内定辞退についてのご連絡

本文：〇〇株式会社 人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。
先日御社より内定の通知をいただきました、△△です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

このようなお知らせをいただきながら大変恐縮ではございますが、検討の結果、内定を辞退させていただきたく思い、連絡を致しました。エントリーシートや面接でのご対応を通じて、貴重なお時間を割いてくださったにも関わらず、このようなご連絡となりますことを大変心苦しく感じております。

本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、このような形での連絡となるところを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

△△

メールの場合でも誠意が伝わるように丁寧に文章を書きましょう。以下は就活中に企業へ送るメールにおいて気をつけなければならないことやポイントをまとめた記事になりますので、ぜひご覧ください！

【例文紹介】就活メールのいろは｜基本的な書き方や送信マナーを紹介

「内定辞退メールを送ったのに返信がない……」そんな時の対処法

内定辞退の電話やメールをしたのに、不在だった場合や返信がない場合は以下の方法を試してみてください。

電話をする

電話をかけてから何日間も電話が帰ってこない場合やメールが帰ってこない場合は何らかの原因で先方に連絡が届いてない可能性があります。その際は焦らずにもう一度担当者に電話をかけて改めて内定辞退の旨を伝えましょう。ここで「返事がないから連絡しない」としてしまうと後のトラブルにつながりかねないので気を付けましょう。

確認メールやメールの再送をする

電話がつながらず、メールでの内定辞退を行った後、返信がこない場合はもう一度再送するか、先日内定辞退をさせていただいた件についてはどうなりましたかというようなニュアンスで確認のメールを送信してみるのも選択肢の一つです。内定辞退の結果が遅いというようなニュアンスではなく、しっかりと届いているか不安で確認をしたというようなニュアンスでメールを再送しましょう。

まとめ

企業から晴れて内定をもらえた方は本当におめでとうございます！自分のキャリアを積む上でどの企業に就職するかということは非常に大切なことですので、じっくりと考えた上で最善の選択ができるようにしましょう！

今回の記事のポイントを以下にまとめましたので、ぜひご確認ください。

・内定辞退の連絡は直接が望ましいが電話で連絡することが無難
・簡潔かつ誠実に内定辞退を先方企業に伝える
・最後まで気を抜かず、社会人としての品格をもって内定辞退をする

以上のことを踏まえて、先方の企業に失礼がないようにしっかりと誠意を持って辞退を伝えましょう！