内定辞退の連絡ってどうするの？電話？メール？マナーは？｜内定辞退に関する不安を一気に解消

就活を終える際、人によっては内定辞退をしなければなりません。複数の企業に内定がもらえた、志望企業が変わった等、その理由はさまざまです。

内定辞退については、「どのようにして辞退したらいい？」「そもそも辞退できる？」などの疑問も多いのではないでしょうか。

この記事では内定辞退の方法やマナーを解説します。不安な点も多い内定辞退だからこそ、先延ばしにせずきちんと行いましょう！また、以下の記事では内定辞退時の連絡について、電話やメールを用いた具体的な手順や例文を解説しています。こちらもあわせて参考にしてみてください。

内定辞退の連絡方法は？メールや電話での断り方を例文付きで紹介

内定辞退の連絡方法

内定辞退をする際は電話・メールで行いましょう。連絡先は、選考時に用いるマイページやメールに掲載されています。人事へ直接連絡する必要があるため、企業が顧客向けに掲載している連絡先とは異なる点に注意しましょう。リクルーターやその他お世話になった採用担当者がいる場合は、個別でも連絡しましょう。

電話とメールの両方がベスト

内定辞退の連絡は電話・メールの両方で行いましょう。応募者と担当者が確実に連絡を取り合える状況であれば、どちらか一方の手段を用いるだけでも問題ありません。しかし、採用活動のシーズンは他の就活生とのやりとりも多く、内定辞退の連絡が埋もれてしまうことも考えられます。連絡に気付いてもらえるよう、電話とメールをあわせて用いるのがよいでしょう。また、電話では記録が残らない可能性もあるため、記録の残るメールでも連絡するのが賢明です。

メールは慣れるまで作成に時間がかかってしまいます。以下の記事では、就活メールの基本についてまとめています。記事を参考にしながら、自分なりにテンプレートを作成しておくのがおすすめです。

【例文紹介】就活メールのいろは｜基本的な書き方や送信マナーを紹介

内定辞退の電話をするのが怖い……メールだけでも大丈夫？

内定辞退をする際は、電話をする必要があると思います。メールは受け取り手の都合で読める点は良いですが、内定辞退といった重要な連絡に用いるには不十分です。

実際の連絡時には電話で内定辞退することを伝え、相手の返答を得ましょう。加えて、メールでこれまでの感謝を伝えるのがよいと思います。一度電話をかけて繋がらない場合は先にメールで内定辞退の旨を連絡しておき、後ほどかけ直しましょう。

以下の記事では、電話を折り返す際のポイントについて解説しています。電話に不安がある人はこちらも参考にしてみてください。

これだけ押さえれば大丈夫！就活中の電話折り返しのマナー・例文紹介

手紙で連絡するのもアリ

企業の特徴を検討した上では、手紙での連絡が適していることもあります。手紙だからこそ伝えられる思いもあるでしょう。

手紙を用いる場合は、電話（またはメール）での連絡をあわせて行ってください。内定辞退の連絡はできるだけ早く行う必要があります。連絡が遅くなってしまわないよう注意しましょう。

押さえておきたい内定辞退3つのマナー

内定辞退の際はマナーに気をつけましょう。自分のマナーに自信がなくても、これまで選考の過程でお世話になったこと、これから社会人として企業とかかわる可能性があることを意識すると、自然と失礼なく振る舞えると思います。

①誠実な対応をする

なにより、誠実な態度が必要不可欠です。企業は採用活動のために多くの時間と労力を割いています。入社意思がないのであればすぐに内定辞退の連絡をしましょう。相手に無駄な労力を割かせてしまうことは失礼にあたります。

また、くれぐれも無断で内定を辞退することのないようにしましょう。内定辞退は心苦しくもありますが、きちんとした連絡がお互いのためにもなります。

※内定辞退を内定辞退セットや代行で行うのは極力避けるべき

内定辞退は自分で行うのが基本です。近頃は内定辞退セットや代行も話題になっています。企業からのハラスメントが激しいなどの事情があれば、このようなサービスを利用するのも一つの方法です。しかし、特別な事情がないかぎりは自分で企業に連絡しましょう。

※エージェントを利用している場合はエージェントにも連絡を

就活エージェントを利用している場合は、企業と就活生の間にエージェントが入ります。企業にとっては就活生の印象がエージェントの印象にもなります。内定辞退の際には、先にエージェントへ連絡をしましょう。お世話になったエージェントに迷惑をかけないよう、辞退の方法やその際のマナーも確認をしてください。

②内定辞退を決めたらできるだけ早く連絡

内定辞退を決めたらすぐに連絡しましょう。採用者が一人減ってしまうと、企業の採用計画にも影響を及ぼします。他の候補者の採用にもかかわってくるため、できるだけ早い連絡を心がけてください。連絡の早さも誠実さの一つです。

③連絡する時間には注意

内定辞退の連絡は、お昼休みの時間を除いた午前11時～午後15時前後に行うのがよいと思います。メールを用いる場合も、深夜・早朝の連絡は避けましょう。

人事担当者が忙しい時間に連絡すると内定辞退に時間がかかり、自分自身の負担にもなります。企業の始業・終業時間を避け、連絡がつきやすい時間帯に電話してみましょう。

内定辞退はいつまで？承諾後の辞退は可能？

内定辞退は、入社2週間前までは法的に問題なくできます。内定承諾後も辞退可能です。（民法627条）

しかし、できるかぎり入社ギリギリの内定辞退は避けましょう。過去の判例では、入社直前の内定辞退によって会社の信頼を著しく損なったとして、損害賠償が認められたケースもあります。裁判沙汰は稀であるものの、不誠実な態度はトラブルを招く原因にもなりかねません。常に誠実な態度を心がけましょう。

面接を終えて、内定に至るまでには複数のステップがあります。

まずは最終面接の後、企業が採用を決めた求職者に連絡をします。この時点で出されるのは「内定を出す通知」（いわゆる「内々定」）です。次に、企業から正式な内定通知を受け取ります。その後、内定者が企業に内定承諾書を提出すると「内定承諾」したことにあります。この内定承諾書に法的拘束力はありませんが、この時点で「内定承諾した＝入社する」と捉えられることになります。

【例文紹介】内定辞退の伝え方

内定辞退をする際は、以下の例文を参考にしてください。連絡するにあたって、お世話になった担当者の名前や印象的な出来事も思い出しておくと、感謝も伝えやすいです。

電話の場合

一番大事なのは、「内定辞退をする」と伝えることです。必要があわせて辞退理由やこれまでのお礼を簡潔に伝えましょう。内定辞退を伝えた後、それに対する担当者の返答（了承）を得ることも忘れないようにしてください。

内定者「お世話になっております。私、先日御社から内定のご連絡をいただきました、〇〇大学の〇〇と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますか。」

企業受付「少々お待ちください。」

採用担当「お電話かわりました。採用担当の〇〇でございます。」

内定者「お世話になっております、〇〇大学の〇〇です。先日は内定のご連絡ありがとうございました。大変恐れ入りますが、内定を辞退させていただきたく存じます。」

採用担当「ご連絡ありがとうございます。そうですか、誠に残念です。差し支えなければ理由を伺えますか。」

内定者「自身の将来について考えた際、別の企業様とのご縁を感じ、他社への入社を決意いたしました。ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。」

採用担当「いえいえ、ご丁寧にありがとうございます。〇〇さんのご活躍をお祈りしております。」

内定者「ありがとうございます。それでは失礼いたします。」

メールの場合

メールの場合も内定辞退することがきちんと伝わるようにしましょう。電話よりもはっきりと伝えやすいと思います。感謝の気持ちなども伝えやすいですが、メールが長くなりすぎないよう注意してください。

件名：内定辞退のご連絡〈〇〇大学・〇〇〉
本文：
〇〇株式会社
人事部 採用担当
〇〇様

お世話になっております。先日御社より内定の通知をいただきました、〇〇大学の〇〇です。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
このようなお知らせをいただきながら大変恐縮ではございますが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

エントリーシートや面接でのご対応を通じて、貴重なお時間を割いてくださったにも関わらず、このようなご連絡となりますことを大変心苦しく感じております。申し訳ございません。本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、このような形での連絡となることを何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

〇〇（署名）

内定辞退をすると決めたのであれば、その旨をしっかりと伝えましょう。曖昧な表現では上手く伝わらず、担当者も困ってしまいます。はっきりと「内定を辞退させていただく」と伝えることが大事です。

内定辞退の理由を聞かれたら？

内定辞退の連絡の際、辞退理由を聞かれることもあります。その場合、はっきりと理由を話す必要はありません。「一身上の都合」「検討の結果」等の理由で十分です。

実際の辞退理由としては、「他社の選考通過したから」「希望する待遇ではないから」「希望する仕事内容ではないから」などが多いようです。

理由を伝える際には、内定辞退する企業を貶める印象にならないよう意識してください。他企業と比較するのではなく、あくまで「自分の希望条件とは合わなかった」と強調することが大切です。

内定辞退には強い意志を持っておこう

内定辞退後、その企業で働くことはできません。本当に内定辞退すべきか、なぜ内定辞退するのか等、辞退する理由をしっかりと考えておきましょう。入社を決めた企業と辞退する企業の違いも書き残しておくと、今後の意思決定に役立つこともあります。

2023年卒の就職プロセス調査によると、7月時点で内定辞退率が57.8％と報告されています。複数の内定をもらった中から1社に決めているという背景を考えれば意外にも、内定辞退をする就活生は多いといえます。

参考：就職プロセス調査（2023年卒）「2022年7月1日時点 内定状況」https://shushokumirai.recruit.co.jp/wp-content/uploads/2022/07/naitei_23s-20220708.pdf?_fsi=ipTUubLV&_fsi=ay6poPR8

また、企業への連絡の最中に「本当に辞退していいのかな」と決意が揺らいでしまうこともあります。迷いが生じてしまわないように、自分自身が納得できるまで辞退理由を検討することが大切です。

まとめ

内定辞退への不安は軽減されたでしょうか。この記事のポイントを3点まとめました。

✔ 内定承諾後であっても、入社2週間前までは辞退できる
✔ 連絡はなるべく早く誠実に、電話とメールの両方で行う
✔ 理由を十分に検討した上で、内定辞退をする際は強い意志を持つ

就活は辛い時もありますが、今後の生活をよりよくするために自分と向き合う良い機会でもあります。自分に合った企業へ入社するためには内定辞退が必要になる場合もありますが、あまり臆せず連絡をしてみましょう。