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これだけ押さえれば大丈夫！就活中の電話折り返しのマナー・例文紹介

2020.04.16 2021.06.11 知っトク情報

就活マナー

CONTENTS

電話に出られなくても大丈夫……？

かける前に気を付けたい就活中の電話マナー

かける時間帯は何時ごろが良い？

なるべく静かな場所で

メモ帳、予定表の準備をしてから

折り返す際の会話中のマナー

「もしもし」はNG

要件は簡潔に！

落ち着いて、礼儀正しい言葉遣いを心がける

大事なことは復唱する　

クッション言葉を使う

実際に折り返しの電話をかけるときのテンプレート

聞き取れない時

お礼とあいさつを述べてから切る

まとめ

「就活の電話に出られなかった、どうしよう…」という心配は、誰もが経験するものです。

いざ折り返し電話をかけようと思っても、焦ってしまいうまく要件を伝えられない、なんてこともしばしば…

今回の記事ではそんな就活生の皆さんに、折り返しの電話で大切なマナーについて例文と一緒に紹介します！

折り返し電話をすることで、かえって好印象を与えることもできるんですよ。

最近では、電話ではなくメールで連絡がくることも増えてきているので、メールの対応の仕方について詳しく知りたい方はこちらの関連記事をご覧ください。

就活メールはどう返信したらいいの？就活メールの返信方法を例文付きで解説

なお、選考を辞退したい時の電話に関しては以下の関連記事で紹介しています。気になる方はこちらもご覧ください！

【テンプレート付き】就活で選考辞退を行う際のメール・電話マナー

電話に出られなくても大丈夫……？

就活生のみなさんは毎日忙しい日々を送っています。

「企業からの電話は3コール以内に出るのが鉄則」などとも言われますが、現実的に考えていつでもすぐ電話に出ることは難しいでしょう。

「電話に出られなくても大丈夫なのだろうか…」と不安になる方も多いはず。

実は電話にすぐ出られるかどうかは、就活においてそこまで重要視されていません。採用担当者の方も就活生が忙しいのは重々承知しています。

すぐ電話に出られることよりも、むしろ出られなかった後のアフターケアが重要になってくるのです。

具体的には、こちらから折り返しの電話をかけることになります。この際の振る舞い方次第では、好印象を与えることもできるようです。

以下で折り返しの際の電話マナーについて、詳しく学んでいきましょう。

かける前に気を付けたい就活中の電話マナー

企業の採用担当者も日々忙しく過ごされています。相手の都合も確認せず一方的に用件を伝えるようでは悪い印象につながりかねません。

ここでは折り返しの電話をかける前に気を付けなければならないことを紹介します。

かける時間帯は何時ごろが良い？

まず折り返しの電話をかける際、かけても良い時間なのかを確認しましょう。

とはいえ先方の都合はなかなかわからないもの。なので「一般的にかけてはいけないとされる時間」を把握し、その時間を避けるように折り返すのがベストです。一般的にかけてはいけないとされる時間は、

始業開始直後で忙しい朝(10:00くらいまで)
お昼休憩に当たる時間(12:00〜14:00)
帰り際の慌ただしい時間(18:00以降)
勤務のない土日祝日

なお、できるだけ電話がかかってきてから24時間以内に折り返しの電話ができるのが好ましいです。

ですが、電話に気づいたのが遅く、避けるべき時間に折り返しの電話を入れるよりは、翌日の適切な時間に折り返しの電話を入れたほうが良いです。

なるべく静かな場所で

これは目上の方と電話をする際の最低限のマナーですが、こちらの環境音が雑音として電話越しに伝わらないよう工夫することが大切です。

こんな体験談があります。

「私は早く電話を折り返すことにいっぱいいっぱいで、駅で掛け直したことがあります。緊急事態ではなかったので、家に帰るかカフェに入って落ち着いて折り返しの電話をすべきだったと反省しました。」

折り返しの電話をかけるということは相手方に手間を取らせているわけですから、なるべく簡潔に短い時間で用件を済ませる必要があります。

ですが、駅などの雑音が多い場所で電話をかけてしまうと先方も雑音が気になってしまいます。

雑音が理由で何度も聞き直しをすることがないよう、静かな場所を選んで電話しましょう。

メモ帳、予定表の準備をしてから

折り返しの電話をかける一番の目的は、面接などの日程を調整したり、企業からの情報を把握したりすることです。

社会では一度聞いたことを正確に覚えておく必要があります。

ですが採用担当者との連絡は、いくら電話越しであっても緊張してしまうもの。

緊張の中、正確に情報を記憶するのは難しいです。

そのため、電話をかける前に必ずメモ帳と筆記具を用意しましょう。

また日程調整をスムーズに行うため、予定表も手元で開いておくことをオススメします。

予定をその場でメモした上で、後から企業から送られてくる日程確認メールとのすり合わせもしっかりと行いましょう。

折り返す際の会話中のマナー

次に、実際電話をかける時のポイントをみていきます。

「もしもし」はNG

電話の初めはまず自己紹介からです。「もしもし」といったような砕けたイメージのある言葉はビジネス会話では失礼に当たります。必ず、

「お忙しいところ恐れ入ります。△△大学の〇〇〇〇と申します。先ほど◇◇様よりお電話を頂いたので、折り返しをさせていただきました。」

というように、自分が何者でどんな要件で電話をしたのかを初めにしっかりと伝えましょう。

また、電話に出た先方が担当者でなかった場合、

「お忙しいところ申し訳ありません。☆☆課の◇◇様をお願いできますでしょうか。」

と担当者に繋いでもらう際のクッションとなる言葉も忘れないようにしましょう。

要件は簡潔に！

相手方に長々と時間を取らせるわけにはいきません。

こちらの事情で電話に出られず折り返しをしているのであれば尚更のことです。

なので、面接の時と同じように結論ファーストで話しましょう。例えば、

「本日◯時頃にいただいたお電話のご用件について、折り返しのお電話をいたしました」

というように、要件はなるべく簡潔にわかりやすく伝えましょう。

電話をかける前にメモ帳などで聞きたいことを整理しておくと良いかもしれません。

落ち着いて、礼儀正しい言葉遣いを心がける

電話だと相手の顔が見えないので、日頃友人と会話するような言葉遣いになってしまう学生もいます。

ですが、TPOを理解できていない非常識な人物だと認識されてしまうので注意しましょう。

例えば、ビジネス上では「わたし」ではなく「わたくし」と話したり、「会社」ではなく「御社」と話します。

大事なことは復唱する　

相手が日時などを指定してきた時には、メモを取るのはもちろんのこと、復唱して聞き違いのないようにしましょう。

特に電話だと聞き間違いで、日程を勘違いしてしまうということもあります。

例えば、先方に「それでは、◯月◯日の◯時に当社ビル7階上受付までお越しください」と言われたら「◯月◯日の◯時に御社の7階受付ですね。かしこまりました」という風に復唱します。

クッション言葉を使う

クッション言葉を使うことによって、相手に丁寧な印象を与えることができます。

恐れ入りますが
お手数です
恐縮ですが

などがあります。特に何かを依頼するときは、必ず入れましょう。

実際に折り返しの電話をかけるときのテンプレート

では、実際に折り返しの電話でどのように話を進めれば良いか紹介しましょう。以下のやりとりをテンプレートとして活用してみてください！

学生「お忙しいところ恐れ入ります。△△大学の〇〇〇〇と申します。先ほど◇◇様よりお電話を頂いたので、折り返しをさせていただきました。」

企業担当者1「折り返しのお電話ありがとうございます。ただいま確認いたしますので少々お待ちください。」

企業担当者2「お電話代わりました。担当の◇◇です。」

学生「お忙しいところ申し訳ございません。△△大学の〇〇〇〇です。先ほどいただいたお電話の件で折り返しさせて頂きました。ただいま、お時間よろしいでしょうか。」

企業担当者2「はい、大丈夫ですよ」

このような流れでスムーズに要件へ導入するのがベストです。

初めのうちは緊張して上手く話せないかもしれません。就活仲間や家族と一緒に練習してみるのも良さそうです。