これだけ押さえれば大丈夫!就活中の電話折り返しのマナー・例文紹介

CONTENTS

電話に出られなくても大丈夫……?

かける前に気を付けたい就活中の電話マナー

かける時間帯は何時ごろが良い?

電話をかける際はなるべく静かな場所で

メモ帳、予定表の準備をしてから

電話をかける際のマナー:必ず自分から名乗ること

「もしもし」はNG

要件は簡潔に!

実際に折り返しの電話をかけるときのテンプレート

まとめ

「就活の電話に出られなかった、どうしよう…」という心配は、誰もが経験するものです。いざ折り返し電話をかけようと思っても、焦ってしまいうまく要件を伝えられない、なんてこともしばしば…


今回の記事ではそんな就活生の皆さんに、折り返しの電話で大切なマナーについて例文と一緒に紹介します!折り返し電話をすることで、かえって好印象を与えることもできるんですよ。


なお、選考を辞退したい時の電話に関しては以下の関連記事で紹介しています。気になる方はこちらもご覧ください!


【テンプレート付き】就活で選考辞退を行う際のメール・電話マナー


電話に出られなくても大丈夫……?



就活生のみなさんは毎日忙しい日々を送っています。「企業からの電話は3コール以内に出るのが鉄則」などとも言われますが、現実的に考えていつでもすぐ電話に出ることは難しいでしょう。「電話に出られなくても大丈夫なのだろうか…」と不安になる方も多いはず。


実は電話にすぐ出られるかどうかは、就活においてそこまで重要視されていません。採用担当者の方も就活生が忙しいのは重々承知しています。すぐ電話に出られることよりも、むしろ出られなかった後のアフターケアが重要になってくるのです。


具体的には、こちらから折り返しの電話をかけることになります。この際の振る舞い方次第では、好印象を与えることもできるようです。以下で折り返しの際の電話マナーについて、詳しく学んでいきましょう。


かける前に気を付けたい就活中の電話マナー



企業の採用担当者も日々忙しく過ごされています。相手の都合も確認せず一方的に用件を伝えるようでは悪い印象につながりかねません。ここでは折り返しの電話をかける前に気を付けなければならないことを紹介します。


かける時間帯は何時ごろが良い?

まず折り返しの電話をかける際、かけても良い時間なのかを確認しましょう。とはいえ先方の都合はなかなかわからないもの。なので「一般的にかけてはいけないとされる時間」を把握し、その時間を避けるように折り返すのがベストです。一般的にかけてはいけないとされる時間は、


  • ・始業開始直後で忙しい朝(10:00くらいまで)
  • ・お昼休憩に当たる時間(12:00〜14:00)
  • ・帰り際の慌ただしい時間(18:00以降)
  • ・勤務のない土日祝日

とされています。悪印象につながらないよう、これらの時間は避けて電話をかけましょう


電話をかける際はなるべく静かな場所で

これは目上の方と電話をする際の最低限のマナーですが、こちらの環境音が雑音として電話越しに伝わらないよう工夫することが大切です。


折り返しの電話をかけるということは相手方に手間を取らせているわけですから、なるべく簡潔に短い時間で用件を済ませる必要があります。雑音が理由で何度も聞き直しをすることがないよう、静かな場所を選んで電話しましょう。


メモ帳、予定表の準備をしてから

折り返しの電話をかける一番の目的は、面接などの日程を調整したり、企業からの情報を把握したりすることです。社会では一度聞いたことを正確に覚えておく必要があります。ですが採用担当者との連絡は、いくら電話越しであっても緊張してしまうもの。緊張の中、正確に情報を記憶するのは難しいです。


そのため、電話をかける前に必ずメモ帳と筆記具を用意しましょう。また日程調整をスムーズに行うため、予定表も手元で開いておくことをオススメします。


電話をかける際のマナー:必ず自分から名乗ること



次に、実際電話をかける時のポイントをみていきます。


「もしもし」はNG

電話の初めはまず自己紹介からです。「もしもし」といったような砕けたイメージのある言葉はビジネス会話では失礼に当たります。必ず、


「お忙しいところ恐れ入ります。△△大学の〇〇〇〇と申します。先ほど◇◇様よりお電話を頂いたので、折り返しをさせていただきました。」


というように、自分が何者でどんな要件で電話をしたのかを初めにしっかりと伝えましょう。


また、電話に出た先方が担当者でなかった場合、


「お忙しいところ申し訳ありません。☆☆課の◇◇様をお願いできますでしょうか。」


と担当者に繋いでもらう際のクッションとなる言葉も忘れないようにしましょう。


要件は簡潔に!

相手方に長々と時間を取らせるわけにはいきません。こちらの事情で電話に出られず折り返しをしているのであれば尚更のことです。要件はなるべく簡潔に、わかりやすく伝えましょう。


電話をかける前にメモ帳などで聞きたいことを整理しておくと良いかもしれません。


実際に折り返しの電話をかけるときのテンプレート



では、実際に折り返しの電話でどのように話を進めれば良いか紹介しましょう。以下のやりとりをテンプレートとして活用してみてください!


学生「お忙しいところ恐れ入ります。△△大学の〇〇〇〇と申します。先ほど◇◇様よりお電話を頂いたので、折り返しをさせていただきました。」

企業担当者1「折り返しのお電話ありがとうございます。ただいま確認いたしますので少々お待ちください。」

企業担当者2「お電話代わりました。担当の◇◇です。」

学生「お忙しいところ申し訳ございません。△△大学の〇〇〇〇です。先ほどいただいたお電話の件で折り返しさせて頂きました。ただいま、お時間よろしいでしょうか。」

企業担当者2「はい、大丈夫ですよ」


このような流れでスムーズに要件へ導入するのがベストです。初めのうちは緊張して上手く話せないかもしれません。就活仲間や家族と一緒に練習してみるのも良さそうです。


まとめ



今回の記事では就活中に折り返す電話のマナーについて紹介しました!全体をおさらいしてみましょう。


  • ✔ 電話に出られないことは悪いことではない。その後の対応が重要。
  • ✔ 電話をかける前に「時間」「場所」「メモ帳や予定表の準備」を確認する。
  • ✔ 初めに名前を述べ、簡潔に用件を伝える。


就職活動では様々な場面で企業の方から「マナー」をチェックされます。「あれ、こういう時はどうするんだっけ…?」と不安になることも多いでしょう。前もって準備をしておき、落ち着いて対応すれば相手方もフォローしてくれるので大丈夫です。


JobSpringでは就活生の皆さん個人個人に合わせた相談を行なっています。ただでさえ不安の大きな時代です。ぜひ一度、就職活動・キャリア相談のプロと話してみてはいかがでしょう。お待ちしています!


編集者

JobSpring Online編集部

後悔のない就活を応援するメディア「JobSpring Online」のメディア編集チーム。

構成メンバー: コンサルタント、人材業界マーケター、学生ライター、etc.

TOPIC

新着記事
TOPへ