就活メールはどう返信したらいいの？就活メールの返信方法を例文付きで解説

「志望企業からメールが来たけど、どうやって返信すればいいんだろう…」

「ビジネスメールの定型文ってあるのかなぁ…」

就活を始めると必ず直面するこの疑問。学生のうちはビジネスメールを送る機会がほとんどないため、メールの書き方がわからないのは仕方ありません。

しかし、企業は就活生に「正しいメールマナー」を求めています。そこで今回の記事では、就活メールの返信の仕方を紹介いたします！すぐに使えるテンプレートもご用意しているので、ぜひ活用してくださいね！

【例文紹介】就活メールのいろは｜基本的な書き方や送信マナーを紹介

メールで評価を落とさないために！就活メールの基本マナー

メールでのやりとりは社会人の基本です。そのため件名や文章構成など、基本的なマナーをあらかじめ身につけておくことが就活生にも求められています。ここではそんな就活メールの基本的なマナーについて紹介していきましょう。

①見たらすぐ、できるだけ早く返信する

メールの返信は早ければ早いほど好印象です。なぜなら返信の早さは意思決定の早さを反映しており、意思決定の早い人は仕事ができると捉えられているからです。

『誰よりも短時間で、常に最高の成果を挙げる人の すごい！ 時間管理術』の著者である戸田覚氏も著書の中で「メールが早い人は仕事ができる」と断言しています。

就活生のうちから、もらったメールにはすぐ返信する癖をつけましょう。よく使う定型的なフレーズはユーザー辞書に登録しておいても良いかもしれません。

★時間には注意！

返信が早いほど良いとはいえ、返信をする時間帯には注意をしてください。人によっては仕事用のメールがプライベートの携帯電話にも通知されるように設定しています。その場合、深夜や早朝の通知は悪い印象を与えかねます。

具体的には、

• 始業開始直後で忙しい朝(10:00くらいまで)
• お昼休憩に当たる時間(12:00〜14:00)
• 帰り際の慌ただしい時間(18:00以降)
• 勤務のない土日祝日

といったプライベートが入り混じる時間帯は避けたほうが無難と言えるでしょう。

②件名は簡潔に

件名は短く、かつ分かりやすいフレーズにまとめるのが理想的です。

社会人のメールアプリには大量のメールが様々な人から送られてきます。そのため中には全てを開いてまで確認せず、件名だけを見て重要なメールかそうでないかを判断している人もいるようです。

就活生の行うメールの場合、そのほとんどが選考に関わる大事な連絡ですから、件名から重要性を訴えかけることが重要です。件名を一目見て、内容全体が予想できるようなものにするのがベストと言えるでしょう。

③文章は結論から簡潔に書く

これはESや志望動機を書く際と同じ注意点です。文章全体を助長なものにすると、受け取った側は「長いなぁ」と感じてしまい良い印象を抱きません。

まずは結論、次に詳細というように文章の構成にも気を配りましょう。

返信メールの構成は？

それでは、具体的な返信メールの構成を詳しく見ていきましょう。以下の要素をメールの中にぎゅっと詰め込み、返信すればバッチリです！

また記事の後半では例文を使ったテンプレートも紹介しています。テンプレートと合わせて確認してみてくださいね！

返信のとき件名は変えない

まずは件名です。先述の通りメールの件名は簡潔にまとめますが、返信の場合は相手の件名に合わせて手を加えないのが基本です。

これは、多くのメールアプリが同じ件名でメールを分類しており、件名を変えないことでメールの前後の繋がりが分かりやすくなるためです。

返信の際は件名をそのままにしておきましょう。

宛名

宛名はメールのはじめに記載します。記載の順序は「株式会社〇〇人事部部長 △△様」のように、

「正式な社名(株式会社を付ける)」→「部署名」→「役職」→「個人名」

とするのが無難です。もし個人名がわからない場合は「人事部 御中」や「新卒採用ご担当者様」などとしても問題ありません。

挨拶

本文の頭に当たります。凝った挨拶をする必要はなく、自然な流れで自己紹介につなげるのが目的です。

「お世話になっております。〇〇大学の◇◇と申します。」

など、一言で簡潔に挨拶文を記しましょう。

連絡内容

メール返信のメイントピックです。先述の通り、長文を書くのではなく結論から簡潔に要件を伝えましょう。

締めの挨拶

連絡内容を伝えておしまい、では好ましくありません。メールの最後には必ず締めの挨拶が必要です。

こちらも冒頭の挨拶と同様、凝ったものにする必要はありません。「何卒よろしくお願いいたします。」と結ぶのが無難でしょう。

署名

最後に自身の所属と名前、その他情報の記入を忘れずに署名しましょう。こちらも順序としては「〇〇大学経済学部経済学科 経済太郎　　080-1234-5678　　abcdefgh@gmail.com」のように、

「所属」→「名前」→「電話番号」→「メールアドレス」

がとするのが無難です。

また本文との境を分かりやすくするために、点線などを用いて署名だけ区切ると良いでしょう。

【場面別例文】就活メールの返信テンプレートを紹介

いよいよ就活でのメール返信のテンプレートを紹介いたします！場面別に分けて例文を用意していますので、必要に応じて使い分けてみてくださいね！

面接日程の調整

まずは面接日程の調整に関する返信メールのテンプレートです。企業側から面接の日程を提示されたとき、その日程で参加できる場合と別日で再調整したい場合に分けて紹介していきます。

【企業から提示された日程に参加できるとき】

株式会社〇〇〇〇 人事部 採用担当係 ◇◇様

お世話になっております。〇〇大学の△△です。

この度は、面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。

下記日程にて、貴社に伺います。

【2020年6月30日 12:00~ 株式会社〇〇〇〇本社ビル】

お忙しい中お時間いただき、誠にありがとうございます。

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇大学経済学部経済学科 経済 太郎
080-1234-5678
abcdefgh@gmail.com

【日程が合わず、再度調整をしたいとき】

株式会社〇〇〇〇 新卒採用ご担当者様

お世話になっております。〇〇大学の△△です。

この度は、面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。

大変恐縮ではございますが、いただいた日程では都合がつかず、参加することが難しい状況です。

つきましては、以下の候補日から再度日程調整をさせていただきたく存じます。

【2020年6月28日 14:00~】
【2020年6月29日 15:00~】
【2020年6月30日 12:00~】

何卒よろしくお願いいたします。

〇〇大学経済学部経済学科 経済 花子
080-1234-5678
abcdefgh@gmail.com

今後の選考を辞退したい場合

実は面接日程の調整だけでなく、選考の辞退を申し入れる連絡もある程度テンプレ化しています。今後の選考を辞退したい場合は以下のように返信しましょう。

株式会社〇〇〇〇 人事部 採用担当係 ◇◇様

お世話になっております。〇〇大学の△△です。

◯月◯日に貴社の面接にお伺いする予定でしたが、一身上の都合により、
今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただき、選考をしていただいたにもかかわらず、
このようなお返事となり、大変申し訳ございません。

また、メールでのご連絡になってしまったことを、重ねてお詫び申し上げます。

どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇大学経済学部経済学科 絵子乃 未来澄
080-1234-5678
abcdefgh@gmail.com

選考辞退の連絡はとても緊張するものです。「不安だなぁ」と思う方はぜひ以下の記事も参考にしてみてください！

【テンプレート付き】就活で選考辞退を行う際のメール・電話マナー

まとめ

今回の記事では就活メールの返信の仕方を、例文と一緒に紹介しました。簡単に全体をおさらいしてみましょう。

✔ メールの返信は見たらすぐに！
✔ 件名は短く、かつ分かりやすいフレーズで
✔ 文章は結論から簡潔に書く
✔ 面接の日程調整も選考自体も、テンプレートが有効！

学生のうちはあまりメールを書く機会もなく、メールマナーには気を使わないことも多いでしょう。だからこそしっかりと対策をし、好印象につなげることが重要です！