【例文紹介】就活メールのいろは｜基本的な書き方や送信マナーを紹介

就職活動で意外と触れる機会の多いメール。目上の人や会ったことのない人に連絡するのは、難しさも感じてしまいがちです。

この記事では、就職活動に欠かせないメールにおけるマナーや例文を解説します。

基本事項を押さえ、社会人になるのにふさわしいメールを作成できるようにしましょう！

メール連絡の対応次第で不採用！？

一番最初に採用担当者と連絡を取る際に、メールで連絡を取るというパターンが最も多いのではないでしょうか。

そのため、学生自身の印象を大きく左右する大事な場面でもあるのです。

ここで注意しておきたいのが、メールの返信速度とメールの内容です。

メールの返信速度は、やはり早いに越したことはありません。

テンポよく返信があり、メールの内容も簡潔明瞭である学生に対しては好印象を持つでしょう。

対して、返信が遅かったりメールの内容がまとまっておらず読みにく場合、学生に対して不信感を抱いてしまう可能性があります。

選考には直接的には影響しないことがほとんどですが、社会人としてのマナーは今のうちから身につけていくことに損はありません。

言葉遣いなども含めて、相手の立場に立って物事を考えられることや、言いたいことを簡潔にまとめて伝えることができるかなどはメールによって見ることができてしまうので、些細なこととは思わずに気をつけていきたいものです。

企業へのメール返信では、「相手のことを考えた内容」を心がける

学生の中には社会人とやりとりした経験があまりない人も多いと思います。

そのような人は特に、社会人とやりとりすることが怖かったり正式なマナーがよくわからなったりといったケースが多いことと思います。

それもあってメールに苦手意識がある場合もあると思いますが、相手が社会人でも学生と大差ないと考えて力まないようにしてくださいね。

ポイントは、相手のことを考えた内容にするということです。

例えば、宛名をきちんと冒頭に入れたり、読みやすいように適宜改行や段落わけをしたり、件名から要件が簡潔にわかるようにしたりといった些細な工夫です。

もちろん、メールの相手は同世代の友人ではありませんのであなたがどのような人物なのかを知りません。

逆に言えば、メールの一つ一つの文言からあなたの人柄を読み取っているのです。

そういったことも踏まえて、構えすぎずに丁寧にやりとりをする心がけをしておけばより良い印象を持ってもらえるでしょう。

これだけは知っておきたい、就活メール4つの基本マナー

送る相手は社会人です。メールにおいても、ビジネスマナーを大切にしましょう。マナーを押さえたメールは好印象にもつながります。

送る時間に注意！

メールは、できるだけ就業時間内に送りましょう。始業直後や就業間際の忙しい時間を避け、11時～15時頃に送るのがよいでしょう。相手にとって急ぎでない場合、土日や早朝、深夜の連絡もふさわしくありません。

利用しているメールによっては、送信予約ができます。「〇月〇日・△時△分送信」と指定した日時に自動送信する機能です。メールをあらかじめ作成しておき、送信の際にはこのような機能を使うのもおすすめです。

件名は簡潔に、わかりやすく

まず、先方からのメールに返信する場合はReをつけたままで返信するようにしましょう。

これは、あなたのメールがどの要件の返信なのか、一目でわかるようにするためです。

メールのやりとりが長く続く場合は、件名が隠れてしまうくらいReが表示されることがあります。

そういった場合には、1~2個残して削除しても良いです。

また件名を変えてしまうと過去の履歴に遡ることが手間になってしまうので件名は変えずにそのままにしておきましょう。

また、メールは確実に読んでもらえるよう、わかりやすい件名で作成しましょう。「〇〇のご連絡」、「〇〇のご相談」等、2～3単語程度にまとめます。

また、件名には「〇〇大学・△△（名前）」と所属大学名・自分の名前も付け加えましょう。送る相手と面識がない場合、名前はフルネームのほうがよいでしょう。

文章も簡潔に！

メールを送った意図が伝わりやすい文章を作成しましょう。長文で読みづらいメールは、相手に意図を考えさせてしまうため失礼です。

伝えたいこととその理由を述べ、前後に挨拶を入れるとメールは完成します。なかなかまとまらない場合は、話し言葉や箇条書きで伝えたいことを書き出してから直してみましょう。

はじめは時間がかかってしまいますが、数回繰り返すと自分の中のテンプレートが出来上がってきます。

読んだらすぐ返信する

返信はなるべく早くしましょう。遅くとも24時間以内が理想です。

すぐに返信できる内容ではない場合、「〇日後に改めてご連絡いたします。」など、連絡の目安を伝えるメールを送っておくとよいでしょう。

これって圧迫面接？慣れない圧迫面接を簡単に乗り切る方法をわかりやすく解説！

メール本文の構成

では、実際にメールを作成してみましょう！前述した基本マナーと、これからご紹介する例を参考にしてみてください。

件名

社会人は毎日、数多くのメールを受け取ります。重要なメールでも埋もれてしまう可能性があるため、内容が一目で伝わるような件名にしましょう。

目立つ括弧を使用し、目に入りやすいよう工夫してみるのもよいでしょう。その際は派手になりすぎないように注意してください。

Ex)
件名：　面接日程のご相談 〈〇〇大学・△△ △△（名前）〉
件名： 【説明会参加のご連絡】 〇〇大学・△△ △△（名前）

本文

本文は、①宛名・②自己紹介・③連絡内容の3点で構成してみましょう。

①宛名

宛名は「会社の正式名称・部署・役職・名前（分かればフルネーム）」の順で書きます。

株式会社〇〇、〇〇株式会社等、会社の正式名称は間違いのないように必ず確認しましょう。

名前に関して、個人名が分からない場合は「〇〇ご担当者様」とします。団体宛てに送る場合は御中を使いましょう。

Ex) 株式会社◯◯
人事部　部長
△△ △△　様

Ex) 株式会社◯◯
人事部　御中

②自己紹介

はじめに自分の情報を伝えるため「大学・学部・学科・名前（フルネーム）」を入れましょう。書き出しには「突然のご連絡失礼いたします。」や「お世話になっております。」等、一文を添えるとよいでしょう。

2回目以降のメールや、相手との関係によっては、少し柔らかく「〇〇大学の△△です。」としても問題ありません。メールに慣れたら上手く使い分けてみましょう。

Ex) 突然のご連絡失礼いたします。◯◯大学〇〇学部〇〇学科に在籍しております、△△ △△（名前）と申します。

③連絡内容

忙しい中でもメールを読んでもらえるよう、内容は簡潔にしましょう。締めくくりには「よろしくお願いいたします。」他、体調を気遣う文章もよく見られます。

Ex) （二次面接の日程調整の場合）

選考結果のご連絡ありがとうございます。
二次面接は、下記の日時よりご調整いただきたく存じます。

第一希望：◯◯月◯◯日(月)△△時～△△時
第二希望：◯◯月◯◯日(火)△△時～△△時
第三希望：◯◯月◯◯日(水)△△時～△△時

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

署名

メールの最後に自分の情報を詳しく書きましょう。「大学・学部・学科・名前（フルネーム）・電話番号・メールアドレス」で十分です。名前の読みが難しい場合、括弧書きでふりがなも入れましょう。

メールの署名機能を使って、どのメールにも自動入力されるよう設定しておくとよいでしょう。

Ex)
―――――――――――――――――
◯◯大学〇〇学部〇〇学科
△△ △△（名前）
XXX-XXXX-XXXX（電話番号）
XXXX@XXX.com（メールアドレス）
―――――――――――――――――

就活メールのテンプレートを紹介

メールの全体像が掴めてきましたか？ここではメールのテンプレートをご紹介します。実際に送るメールがどのようなものか見ていきましょう！

面接日程調整メール返信例文（先方から候補日を提示され返信する場合）

件名： 面接の日程について〈◯◯大学・△△ △△（名前）〉

本文：
株式会社◯◯◯◯部◇◇ ◇◇様お世話になっております。◯◯大学の△△ △△です。

面接日程のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。僭越ながら面接の希望日程をお送りさせていただきます。

第1希望　◯月◯日　◯：◯◯〜◯：◯◯
第2希望　◯月◯日　◯：◯◯〜◯：◯◯
第3希望　◯月◯日　◯：◯◯〜◯：◯◯上記の日程でご調整頂けますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

面接日程の変更や再調整をお願いするメール例文

件名： 面接の日程について〈◯◯大学・△△ △△（名前）〉
本文：
株式会社◯◯◯◯部◇◇ ◇◇様お世話になっております。

◯◯大学の△△ △△です。先日は、面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございました。大変申し訳ございませんが、面接日の◯月◯日は12:00から急遽大学のゼミ活動が入ってしまい、ご案内いただいた日時に伺うのが難しい状況です。

誠に勝手なお願いで恐縮ですが、下記の日程で面接の日時をご調整いただくことは可能でしょうか。
◯月◯日（月） 15:00〜17:30
◯月◯日（火） 10:00〜16:00
◯月◯日（木） 11:00〜18:00

お忙しいところお手数をおかけして、申し訳ございません。 何卒、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

面

接後の御礼メール

件名： 面接のお礼〈◯◯大学・△△ △△（名前）〉

本文：
株式会社◯◯◯◯部◇◇ ◇◇様お世話になっております。◯◯大学の△△ △△です。

本日はご多忙のなか、面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。

◇◇様のお話を伺うなかで、貴社が質の高いサービスを提供できる理由が理解でき、貴社で仕事をしたいという気持ちがますます強くなりました。

私も、貴社の成長の一端を担うことができたら、幸甚でございます。取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。

ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。末筆ながら面接のお礼を申し上げますとともに、貴社のますますのご発展と社員皆様のご多幸をお祈り申し上げます。

面接結果が約束日時を過ぎても連絡がこない場合

件名： 面接の結果について〈◯◯大学・△△ △△（名前）〉
本文：
株式会社◯◯◯◯部◇◇ ◇◇様お世話になっております。
◯◯大学の△△ △△です。先日の面接結果につきまして、面接後◯週間以内に連絡を頂けるとのことでしたが、まだ連絡を頂いておりません。
選考結果の連絡はいつ頃頂けますでしょうか？お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

内定承諾のメール

件名： 内定承諾の件〈◯◯大学・△△ △△（名前）〉

本文：
株式会社◯◯ ◯◯部◇◇ ◇◇様お世話になっております。

◯◯大学の△△ △△です。このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

謹んで貴社からの内定をお受けいたします。入社後は、今までの経験を活かし、一日も早く貴社に貢献できるよう努めて参ります。これからもどうぞよろしくお願いいたします。

貴社の一員として皆様にお会いできることを楽しみにしております。

OBOG訪問のお願い 

OB/OG訪問では、メールの文面が第一印象になり得ます。会う前のやり取りも気を抜かずに行いましょう。

自己紹介とOB/OG訪問お願いの旨に加え、場合によって日時の目安を入れておくとOB/OGの方が対応しやすいでしょう。

件名： OB訪問のご依頼〈◯◯大学・△△ △△（名前）〉
本文：
株式会社◯◯　◯◯部
◇◇ ◇◇様

はじめまして。突然のご連絡失礼いたします。

大学のキャリアセンターにて◇◇様をご紹介いただき、OB訪問をお願いしたくご連絡いたしました。
現在就職活動をしており、貴社の事業に魅力を感じております。そこで、実際にお仕事されている◇◇様にお話を伺いたく存じます。

ご多忙中恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。

内定辞退の連絡

内定辞退メールでは、その旨とこれまでの感謝を伝えた上で締めくくります。曖昧な言い方は避け、内定を辞退することがはっきりとわかるように作成しましょう。

件名： 内定辞退のご連絡 〈◯◯大学・△△ △△（名前）〉
本文：

お世話になっております。◯◯大学の△△です。

先日は内定をいただき、誠にありがとうございました。
嬉しいご連絡をいただきながらも恐縮ですが、入社を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

採用活動にあたり貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、このようなご連絡となってしまい心苦しく感じております。大変申し訳ございません。採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。ありがとうございました。

末筆ですが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

選考辞退、内定辞退については以下の記事でも詳しく解説していますので、チェックしてみてください！

【テンプレート付き】就活で選考辞退を行う際のメール・電話マナー

覚えておくと便利な頻出言い回し例

社会人同士でのメールでは当たり前の言葉遣いでも、学生にとっては慣れないものも多く存在します。そんな言い回しのなかでも「これさえ覚えておけば良い！」というものを厳選しリスト化しました。

メール本文を考える際にお役立てください！

• ～してください→～していただけますと幸いです
• そこで～、なので～→つきましては～
• どうぞ→何卒
• 思います→存じます
• 了解しました→承知しました、かしこまりました

まとめ

メールも印象の一つです。慣れるまでは作成に時間がかかってしまいますが、就活生のうちに身に付けたスキルは社会人になっても役に立ちます。

採用担当者とのメールで特に気をつけたいのが以下のことでした。

・件名を載せる・適宜、改行や段落わけをして内容は簡潔にわかりやすく
・言葉遣いはビジネス仕様で
・メールアドレスが幼稚であれば変えておく

JobSpringでは、こういったアドバイスの他にも就活に役立つ情報を発信しています。

また、一人一人にあった企業選びのお手伝いや、イベントの開催なども行っているのでぜひ無料登録してくださいね！