【テンプレート付き】就活で選考辞退を行う際のメール・電話マナー

就活をする中でどうしても必要になってくる「企業とのやりとり」。ただでさえ緊張しますが、中でも選考辞退は気が重いという人が多いのではないでしょうか。

怒られるかも、断りきれなかったらどうしようと不安になると思いますが、選考辞退はある程度手順がテンプレート化しています。そのため、やり方さえ分かれば心配もなくなるはずです。

今回は例も紹介しながら、選考辞退のポイントについてお話します。

そもそも選考辞退ってOK？

選考辞退をすること自体はマナー違反ではない

就活中は自分の将来を真剣に模索することでしょう。その中で徐々にやりたいことが変わったり、志望先が変わることはよくあることです。企業もそのことは承知しているため、選考辞退したからといって怒られることはないです。しかし無断欠席や遅すぎる連絡はマナー違反になるため注意が必要です。

先を見越して判断しよう

「今日は忙しいから行くのやめよう」「めんどうだから辞退しよう」などの軽率な選考辞退はあとから後悔する可能性があります。一時的な感情で行動することはできるだけ避けましょう。

関連記事：『新卒就活中の選考辞退を後悔してしまうケースの対処法』

辞退するときはメール？電話？

「連絡しない」は絶対NG

最も印象が最悪なのは無断で選考を欠席することです。会社側は選考のために様々な準備をしています。辞退しようと決めた時点でできるだけ早く連絡しましょう。

無断で選考を休んだデータが残り、同企業の他職種・関連会社の選考で不利になることがあります。

選考当日以外ならメールで大丈夫

選考当日であれば、面接官が多忙でメールを確認していない場合があるため電話が良いでしょう。しかしそれ以前の場合はメールで十分です。以下に辞退メールの書き方を紹介しているので参考にしてみてください。

辞退メールのポイント

＜具体例＞

違和感のないように細部は変える必要がありますが、抑えるべき辞退メールのポイントは以下の通りです。

（件名：面接辞退のご連絡　自分の氏名）
株式会社〇〇　
人事部　〇〇様

先日面接をしていただいた、〇〇大学〇〇学部の[名前]と申します。

選考通過のご連絡をいただきましたが、
辞退させていただきたくご連絡させていただきました。

お忙しい中、お時間を割いていただいたにも関わらず、
このような結果となり申し訳ございません。

どうかご了承ください。
末筆ながら、貴社の益々の発展を祈念いたします。

[名前]
メールアドレス
電話番号

①件名は要件がわかるように

大量のメールの中で見過ごされないためにも、件名を書きましょう。

②相手の企業名、部署名、お名前の順で書く

本文の最初に誰に宛てたメールなのかを書きます。誤字に注意しましょう。

③挨拶をして名乗る（大学・学部・氏名の順）

誰からのメールなのかすぐ分かるように必ず書きましょう。

④選考案内のお礼と辞退の旨を述べる

ここが今回一番伝えるべき要件です。簡潔に、わかりやすく、がポイントです。

⑤いただいた時間へのお詫びを述べる

辞退したとはいえ、時間を割いてもらったことに感謝し、お詫びをいれましょう。

⑥辞退に対するお詫びを重ねる

辞退することは悪いことではありません。しかし、相手に迷惑をかけることは理解しておきましょう。

⑦末筆のことばを添える

これは定型文で、今回のようなビジネスメールでは必要です。テンプレートを参考にすれば大丈夫です。

電話で伝えるときのポイント

例
相手：はい、〇〇会社の〇〇です。
自分：〇〇大学〇〇学部の[名前]と申します。ただいまお時間大丈夫でしょうか。
相手：大丈夫ですよ、ご用件はなんでしょうか。
自分：先日1次面接通過のご連絡をいただいたのですが、辞退させていただきたくお電話させていただきました。
相手：そうですか、残念です。差支えなければ理由を伺っても良いですか。
自分：御社の事業内容に惹かれて応募させていただきましたが、就活が進むにつれて自分のやりたいことが変化してしまいました。お時間を割いていただいたのに申し訳ありません。
相手：いえいえ、そういうこともありますよね。承知しました、就活頑張ってくださいね。
自分：ありがとうございます。それでは失礼させていただきます。

①かける時間帯に気を付ける

早朝や深夜、12時～13時のお昼時間などは避けましょう。

②電話をかける場所にも配慮する

静かで声を聞き取りやすい場所で電話をかけることが大切です。

③身分を名乗ってから人事の担当者に取り次いでもらう

自分が何者であるかは最初に名乗ってください。担当者が違う場合は代わってもらいましょう。

④お詫びと辞退したい旨を簡潔に

要件をシンプルに伝えるため、話す内容を考えてから電話をかけましょう。

⑤理由は聞かれたら正直に

志望が変わったと話しても怒られません。素直に伝えて大丈夫です。

⑥申し訳ない気持ちを伝える

相手がお金と時間を使ってくれたことに対して、お詫びを述べましょう。

まとめ

選考辞退は苦手意識を持つ就活生が多いです。「後で連絡すればいいや」と後回しにしているうちに忘れ、結果的に無断欠席というマナー違反に繋がってしまうことがあります。もう選考辞退しようと決めている企業がある場合、今回ご紹介したテンプレートを参考に、早め早めに連絡することがおすすめです。

申し訳なさと気まずさがあると思いますが、「ここは違うな」という企業は断り、残った企業に全力を注ぐことが就活の効率化に繋がります。もし断るか迷う、上手に断れないという悩みがある場合は就活エージェントなど就活に詳しい人物の意見を聞いてみると良いかもしれません。

私たちJobSpringは個人面談を行っているため、お一人ずつの悩みに合わせた相談をしていただけます。必要があれば企業選びのアドバイスやマッチングを行って全力でサポートを行うので、もし困ったらぜひいらしてくださいね。