就活で企業からのメールの返信が遅れたら？合否に影響は？

就活では企業とのメールのやり取りが多くなり忙しいです。その中で体調を崩したり、たまたま見落としてしまってメールの返信が遅れてしまうこともあります。

企業への返信が遅れてしまったことで合否に影響するかもと心配している人もいるはず。今回はそんなケースに上手く対処するための方法を解説します。

どれくらい経過すると「遅れた」ことになる？

ビジネスの場では休日を除く24時間以内（≒1営業日以内）の返信が一般的です。企業間とのやり取りには様々な業務が含まれており、それらを互いに円滑に進めるためには協力して素早い連絡が求められるためです。

採用活動を担当する人事も例外ではなく、多くの応募者や社内調整を行っています。応募者からの返信が遅れると次の選考案内や合否判断のフェーズに影響が出てしまいます。

返信が遅れた場合は合否に影響する？

結論から伝えると、メールの対応次第で合否に影響します。ただし、即不合格とはなりません。以下、合否に影響するパターンについて解説します。

返信に謝罪内容がない

メールの返信が遅れたことを気にせず、謝罪もないままそのまま返信してしまうパターンです。

採用担当者からすると、このような応募者は「時間にルーズな人」や「配慮に欠ける」といった印象を受けます。

メールや提出書類などを含めたすべてのコミュニケーションから人の印象は形成されます。つまり、メールで与えた悪印象はその後の面接の合否にも少なからず影響を与えます。

返信に遅れた理由が自己管理能力の欠如によるもの

メールの返信に謝罪が含まれていても、その理由が自己管理能力の問題であれば同様に悪印象を採用担当に与えます。

例えば、遅れてしまった理由が「ただ返信し忘れていた」や「気付かなかった」という場合は本人の不注意さが目立ちます。無論人間なのでそのような見落としがあることは否めませんが、少なくとも大事な場面では避けたい行動です。

こちらも同様にその後の選考に影響を与えるでしょう。

採用計画の都合

一方で、謝罪内容に問題がない場合でも本人以外の事情で合否に影響する場合があります。それは、採用計画の都合で応募者の優先度を下げるというものです。

採用人数には限りがあり、慌ただしいスケジュールの中であなた以外の応募者も選考を進めています。仮にあなたが遅れたことで、たまたま採用枠が埋まってしまった場合はどうすることもできません。

とはいえこのケースは稀で、事情によっては調整してくれる人事もあります。

そもそも返信すべきメール内容とは？

メールのやりとりをどこで切れば良いかわからないという学生も多いです。以下のような場合に返信すると良いでしょう。

次回選考の案内や日程調整など

面接の案内やそのための日程調整について聞かれているメールは必ず返信しましょう。前述した通りスケジュールに関わるものは優先度が高いため、確認した時点で早く返信するのが良いでしょう。

 
日程が確定し、その後採用担当から「お気をつけてお越しください。」等の返信が来たメールには返信しなくて大丈夫です。

返信に時間が欲しい場合

日程が合わないからそれまで保留したいという事情もあるでしょう。その場合も返信に猶予が欲しい旨を伝えた内容を返しましょう。

メール返信が遅れたときのテンプレート

ここではメールの返信が遅れてしまった場合でも好印象を与えられるような返信文を、テンプレートを用いて紹介いたします。

【採用担当からのメール】

〇〇〇〇様

こんにちは。株式会社△△　採用担当☆☆です。

この度は、履歴書および職務経歴書をご提出していただき、誠にありがとうございました。
書類選考の結果〇〇〇〇様には、ぜひ次の面接に進んでいただきたいと考えております。

面接に進んでいただける場合は、メールにてご返信いただければ、
面接日時を追ってご連絡いたします。

それでは、引き続き何卒よろしくお願い致します。

株式会社△△　採用担当
00-0000-0000

【メールへの返信文】

株式会社△△　採用担当☆☆様

お世話になっております。◇◇大学の〇〇〇〇です。

返信が遅くなりましたこと、深くお詫び申し上げます。

書類選考と面接の件、かしこまりました。☆☆様のご都合がよろしい日程で調節いただければと存じます。

お忙しいところ恐れ入ります。
何卒よろしくお願いいたします。

◇◇大学　〇〇〇〇

【メールへの返信文（事情ありパターン）】

株式会社△△　採用担当☆☆様

お世話になっております。◇◇大学の〇〇〇〇です。

返信が遅くなりましたこと、深くお詫び申し上げます。
部活動の怪我が原因で、先週より入院をしていたためご連絡が困難な状況でございました。

大変恐縮ではございますが、もし次の選考のご案内をいただけるのであれば是非お受けしたく存じます。

お忙しいところ恐れ入ります。
何卒よろしくお願いいたします。

◇◇大学　〇〇〇〇

返信が遅れたことに対するお詫びを最初に記載する

まずはメール文の冒頭にお詫びを入れておきしょう。返信のご挨拶とともに記載するのが一般的です。

お詫びを述べる際に遅れた理由は記載しない

特に遅れてしまった理由を書く方が多くみられますが、これは「言い訳をしている」と捉えられてしまい、かえって悪い印象を与えてしまいます。こちらに落ち度があることに変わりはありませんから、潔く一言で謝罪しましょう。

しかし例外として、「病気などで入院をした」など数日にわたりメールにアクセスできなかったやむを得ない事情なども存在します。その場合は、事情を説明したうえでお詫びを述べる方が採用担当としても事情を考慮した対応をしてくれるでしょう。

人事部や採用担当者へ直接メールを送ることにあまり慣れていないという方もいらっしゃるでしょう。メールの作成マナーに不安がある場合は、以下の記事を参考にしてみてください。

【例文紹介】就活メールのいろは｜基本的な書き方や送信マナーを紹介

まとめ

今回の記事では企業から来たメールの返信が遅れてしまった際の合否への影響と対応方法について具体的に述べてきました。

✔ メールの返信は24時間以内に。24時間を過ぎると「遅い」と判断されてしまう。
✔ 返信が遅れたことによる合否への影響はゼロではない
✔ メールでの返答に時間を要する場合も、まずすぐに「時間が必要だ」ということを返信して伝える。
✔ 万一24時間を過ぎてしまった場合でも、メールの仕方次第では好印象を与えられる。

ベストはまめに受信トレイをチェックしたり、習慣づけることでできるだけ早くメールを返信することです。

しかしたくさんの企業で就職活動を行うと、忘れてしまったり、体調を崩してしまうことは誰でもあります。返信が遅れてしまったことを過度に気にせず、面接やグループディスカッションなどで自分を発揮できるよう注力しましょう。